Assistante : mieux gérer son temps et ses priorités
Optimiser son organisation et sa performance
Le quotidien d’une assistante est fait d’une multiplicité de tâches qu’il lui faut faire le plus rapidement possible tout en étant rigoureuse. Ne pas se laisser déborder par la pression, savoir s’organiser et gérer son temps sont des compétences clés qui permettent la mise en place d’une collaboration efficace avec son responsable hiérarchique.
Poser les bases d'une collaboration efficiente avec son responsable
Effectuer les bons choix organisationnels pour gagner en productivité et en efficacité
Assistantes
Analyser sa gestion du temps
Autodiagnostic : son rapport au temps
- Connaître ses voleurs de temps
- Estimer la durée d'une tâche
- Observer la répartition de son temps sur une journée
- Identifier ses sources d'inefficacité
- Faire face aux multiples interruptions
Partage d'expériences : les risques d'interruption liés au métier d'assistante
Exercice d'application : réalisation d'une tâche dans un timing donné malgré les sollicitations
Gérer ses priorités
- Identifier clairement les attentes de son manager et de l'équipe
- Connaître ses tâches à forte valeur ajoutée
- Distinguer urgent et important
- Prévoir et anticiper : choisir un outil de planification
Exercice d'application : choix des critères pour hiérarchiser les priorités, distinguer l'urgent de l'important et savoir intégrer l'imprévu
Optimiser son organisation en choisissant les bons outils
Autodiagnostic : les forces et faiblesses de son organisation en termes de gestion des priorités, de gestion du temps et d'efficacité des outils de classement
- Acquérir les clés pour mettre en place une organisation efficace
- Repenser ses méthodes de classement
- Exploiter efficacement sa messagerie et les outils informatiques à disposition
- Mettre en place les outils utiles pour soi
Exercice d'application : cartographie des outils pouvant être utiles dans le travail d'assistante
Faire concilier son temps et celui de son manager
- Fixer les règles du jeu avec le manager et l'équipe
- Faciliter l'accès à l'information de tous
- Savoir dire non lorsque c'est nécessaire
- Favoriser l'autonomie de l'équipe
Exercice d'application : définition de règles de fonctionnement et d'organisation pour l'équipe
Video : Et si vous disiez non ?
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
