Les clés du management de projet

La formation en management de projet proposée par EFE a justement été pensée de façon à ce que les chefs de projet puissent, à distance, acquérir tous les fondamentaux pour mener à bien leurs missions. Ce programme offre des clés et méthodes efficientes pour piloter efficacement n’importe quelle initiative, tout en intégrant les meilleures pratiques pédagogiques pour une mise en œuvre rapide et concrète des connaissances préalablement acquises. 

Le management de projet : des étapes clés 

Initier le projet

Aucun projet ne peut débuter sans son initiation. Cette première étape indispensable, consiste en la définition des besoins et des objectifs dudit projet, avant l’identification des ressources nécessaires pour le mener à bien. Cette phase inclut également l'identification des parties prenantes ainsi que la clarification de leurs rôles et responsabilités.

Une initiation réussie représente une base solide pour le projet, tout en minimisant les risques futurs.

Planifier le projet

Essentielle pour organiser et structurer le projet via une réunion de cadrage, la planification commence par l'élaboration du périmètre, passe par la définition des tâches et l'estimation des ressources, pour finir par la mise en place d'un planning détaillé. Pour plus de facilités, nous recommandons l’utilisation d’outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt ou la méthode PERT. Ils peuvent vous aider à visualiser et à suivre le déroulement du projet.

Une bonne planification permet de piloter avec efficacité les contraintes de temps et les coûts, tout en assurant de boucler le tout en temps et en heure.

Exécuter le projet

L'exécution est quant à elle la phase où le projet prend forme. Les tâches planifiées sont mises en œuvre par l'équipe de projet au sein de laquelle il faut veiller à maintenir une communication efficace et régulière, de manière à assurer le bon déroulement des activités. Sachez qu’il existe des outils de collaboration en ligne pouvant grandement vous faciliter le pilotage des tâches à distance.

Surveiller et contrôler

Lorsque l’on parle de surveillance et contrôle en conduite de projet, il s'agit ici d'assurer le suivi des dépenses, des délais et de la qualité, tout en gérant les éventuels écarts par rapport au plan initial. Vient ensuite la gestion des risques qui est aussi une composante majeure de cette phase puisqu’elle permet de réagir rapidement aux imprévus. Finalement, le chef de projet doit utiliser des indicateurs de performance (KPI) pour évaluer l'avancement du processus et prendre des décisions éclairées.

Clôturer

Comme son nom l’indique, la clôture marque la fin du projet. Cette phase comprend la livraison des résultats, l'évaluation des performances et la documentation des leçons apprises. 

La formation en management de projet proposée par EFE couvre toutes ces étapes en détail. Les participants participent à des ateliers et bénéficient d'une approche pédagogique structurée ainsi qu'à l'expertise de formateurs qualifiés.

Méthodes et outils de management de projet

Méthodologies populaires

La réussite d'un projet repose notamment sur l'application de méthodologies ayant fait leurs preuves. Parmi les plus populaires, on trouve Agile, Scrum et PRINCE2 offrant chacune des avantages spécifiques en fonction du domaine et des objectifs du projet.

• La méthode « Agile » est surtout utilisée dans le développement logiciel car elle met l'accent sur la flexibilité et la réactivité face aux changements. C’est une méthode permettant de planifier des cycles courts et d'adapter les tâches en fonction des retours d'expérience.
• La méthode « Scrum » est une variante de l'Agile se distinguant par son cadre structuré et ses rôles définis à l’image du « Scrum Master » et du « Product Owner ». Elle permet d’impliquer l'ensemble de l'équipe dans le processus de décision et favorise une communication claire ainsi qu’un un suivi rigoureux des tâches à accomplir.
• La méthode « PRINCE2 » est destinée à la gestion de projet dans des environnements complexes tels que les projets à grande échelle nécessitant une coordination rigoureuse des ressources et des délais car elle permet d’obtenir une approche plus structurée et une documentation détaillée.

Outils de gestion de projet 

Voici quelques dispositifs permettant de planifier, suivre et contrôler les différentes phases d’un projet : 

• Trello

Grâce à cet outil de gestion de projet visuel, vous serez en mesure de créer des tableaux, des listes et des cartes pour organiser les tâches liées au projet. Trello est particulièrement utile pour les équipes qui travaillent à distance en raison des fonctionnalités de collaboration en temps réel qu’il possède. 

• Asana

Cette application offre des fonctionnalités de suivi des tâches, de gestion des ressources et de planification des délais. Elle est dotée d’une interface intuitive pour faciliter la communication entre les membres de l'équipe et le suivi des progrès. 

• Microsoft Project 

Appartenant à la famille Microsoft, cet outil de gestion de projet complet permet aussi bien de planifier des projets complexes, que de gérer les ressources ou encore de suivre les performances. Il offre des fonctionnalités de planification et de gestion des coûts avancées particulièrement adaptées aux projets à grande échelle. 

Techniques de planification 

Plusieurs techniques peuvent être utilisées en management de projet pour assurer une gestion optimale du temps et des ressources.

• Les diagrammes de Gantt permettent de visualiser l'ensemble du projet, de planifier les tâches et de suivre les progrès. Ils sont bien utiles pour identifier les dépendances entre les tâches et assurer le respect des dates.
• La technique PERT (Program Evaluation and Review Technique) est utilisée pour analyser les tâches impliquées dans la réalisation d'un projet en planifiant celles qui sont critiques puis en planifiant et contrôlant les deadlines. 
• La méthode Kanban est un système de gestion de projet, permettant de gérer les tâches à travers un tableau visuel et inspiré des pratiques de gestion de la production fondée sur l’amélioration continue. Il s’agit d’une approche favorisant une gestion fluide et continue des tâches.

Les compétences requises pour devenir chef de projet

Les compétences techniques

En premier lieu, pour être un bon chef de projet, il faut posséder des compétences techniques solides incluant la maîtrise des outils de gestion de projet et des méthodologies spécifiques. Cependant, il est également essentiel de savoir planifier et organiser les différentes tâches, de définir le périmètre du projet et de gérer les ressources de manière optimale.

Les compétences humaines

Outre les compétences techniques à maîtriser, les compétences humaines sont également cruciales pour un chef de projet. Elles englobent :

• Le leadership
• La communication
• La résolution de conflits
• La capacité à motiver et à manager une équipe.

Dans le cadre de l’exercice de cette activité, il faut être capable de communiquer clairement les objectifs du projet, d'assurer la coordination entre les différents membres de l'équipe et de gérer les relations avec les différentes parties prenantes.

L’importance de la communication au sein des projets

La communication reste l’un des éléments phares assurant ou non le succès dans le management de projet. Les projets avec une communication efficace sont effectivement plus susceptibles de respecter les plannings et les budgets. Les informations doivent être transmises de manière claire et en toute transparence afin de garder toutes les parties prenantes alignées sur les objectifs du projet.

Il est par conséquent essentiel de mettre en place des stratégies et des outils adaptés assurant alors une communication efficace. Pour ce faire, les chefs de projet se doivent d’organiser des réunions régulières, de faire des comptes rendus de réunion clairs et concis et d’utiliser des outils de collaboration en ligne comme Slack ou Microsoft Teams. Même à distance, ces derniers améliorent la coordination entre les membres de l'équipe en permettant la centralisation les informations, le suivi de l'avancement des tâches et facilitent les échanges. 

Pour conclure, il est évident que le management de projet est une compétence essentielle que toute entreprise cherchant à assurer son succès via l’atteinte de ses objectifs devrait maîtriser. Pour que tout cela soit réalisé de manière organisée et efficace, une bonne gestion de projet est nécessaire. Il s’agit de compétences vitales pour à la fois planifier et piloter les différentes phases du projet.

En choisissant une formation de qualité, vous bénéficiez d'une pédagogie structurée, de sessions pratiques, et d'un suivi personnalisé, que ce soit en présentiel ou à distance. Les compétences acquises vous permettront de piloter des projets complexes, d'améliorer la communication au sein de votre équipe et d'assurer un suivi rigoureux du timing et des coûts.

N'attendez plus pour vous inscrire à la prochaine session de formation en management de projet d'EFE. Cette formation est le tremplin idéal pour réussir dans le domaine du management de projet. Contactez-nous dès aujourd'hui pour connaître les modalités d'inscription et obtenir des informations supplémentaires sur les programmes disponibles !