Piloter un projet événementiel
Réussir ses manifestations et événements
Appliquer les méthodes du management de projet pour assurer la réussite de son événement
Capitaliser en interne et à l'extérieur autour de cette manifestation professionnelle
Les fondamentaux
- Distinguer les différents types de projets événementiels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes...
- Identifier les acteurs impliqués : internes et externes à l’entreprise
- Définir la liste des événements adéquats selon son secteur d’activité
Exercice d’application : identification de son rôle dans l’organisation d’un événement
Les objectifs de la manifestation
- Choisir le type d’événement à organiser
- Identifier les enjeux et les retours attendus
- Mise en place d’un tableau de bord précisant les objectifs
- Définir les cibles, les objectifs et évaluer le budget
Exercice d’application : construction d’un tableau de bord, définition d’indicateurs et création d’un budget
La phase de préparation de l’événement
- Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
- Établir un rétroplanning
- Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget
- Définir la liste des intervenants et choisir le lieu adéquat
- Présenter un brief à une agence d’événementiel, rédiger un cahier des charges
- Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
- Gérer les différents contributeurs internes et/ou externes à l’organisation de l’événement
Exercice d’application : construction d'un rétroplanning et d’un cahier des charges
La communication sur l’événement et autour de celui-ci
- Vérifier la mise à jour du fichier cible
- Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat
- Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance
- Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
- Penser à la signalétique, l’agencement, l’accueil, la coordination des livraisons...
- Pilotage du budget et du rétroplanning
Exercice d’application : élaboration d'un plan de communication d’événement
Le jour de l’événement : être responsable
- Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
- Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques
- Tenir son rôle d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs
- Superviser la clôture de l’événement
Le bilan de l’événement : retombées
- Mettre à jour le tableau de bord établi lors de la définition des objectifs
- Analyser le retour des participants via le questionnaire d’évaluation
- Mettre à jour sa base de données et établir un plan d’action post-événement
- Valoriser l’événement en interne
Exercice d’application : à partir d'un cas concret, mise en place d'un plan d’action et de présentation pour valoriser un événement
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.
Pour assurer le succès des séminaires, conférences et autres manifestations professionnelles, la plupart des entreprises font appel à des experts en gestion de projets événementiels. En effet, un événement bien organisé est l’occasion pour une société de renforcer son image de marque, fidéliser ses clients et générer de nouvelles opportunités d'affaires.
Cependant, pour exceller dans ce métier, il est crucial de maîtriser des compétences spécifiques non seulement en communication mais aussi en organisation et en gestion du temps.
Pour devenir un professionnel aguerri dans ce secteur, des formations en organisation événementielle, telle que celle proposée par EFE, sont indispensables. En suivant une formation spécialisée, vous saisissez l’opportunité d’acquérir les connaissances indispensables à l’exercice de cette activité et de comprendre les étapes clés de la création ainsi que de la gestion d'un événement. De plus, cela vous permettra de garantir une coordination efficace avec vos différents prestataires et d’être en mesure de gérer les imprévus.
Pourquoi se former pour devenir un expert en événementiel ?
Suivre une formation spécialisée est indispensable pour acquérir les bases du métier de chef de projet événementiel. À ce titre, notre programme complet couvre toutes les étapes majeures de la conception à la réalisation d'un événement et inclut des modules sur la planification, la gestion du budget, la coordination des équipes et la communication.
Nous savons qu’il est primordial, lorsque l’on souhaite se former, de pouvoir bénéficier de l’expertise de professionnels aguerris, tout en ayant accès à un contenu pédagogique riche comprenant des exercices pratiques.
L’un des objectifs principaux de la formation est en outre de se familiariser avec les outils numériques et les techniques de marketing événementiel vous permettant de rester compétitif sur le marché actuel.
Quelles sont les opportunités de carrière dans le domaine événementiel ?
Vous pourrez sans difficultés accéder à différents postes selon vos compétences et vos expériences car le domaine de l’événementiel offre une multitude d’opportunités de carrière.
Par exemple, le chef de projet événementiel se charge de coordonner l'ensemble des aspects d'un événement, depuis sa conception jusqu’à sa réalisation. Il peut se faire recruter par les agences de communication, des entreprises privées, des organismes publics etc.
En tant que chef de projet, vous serez responsable de la gestion de la logistique, du budget et de la communication avec les clients et les prestataires.
Sinon, vous aurez aussi le loisir de vous spécialiser dans des domaines plus spécifiques comme les événements culturels, sportifs ou les événements d'entreprise pour occuper des postes de manager événementiel, attaché de presse ou encore responsable de communication.
D’ailleurs, le salaire moyen d'un chef de projet événementiel à l’international varie entre 36 000 et 60 000 euros par an, en fonction de l'expérience et des responsabilités, d’après une étude de l’ESTRI Lyon.
Qu'est-ce qu'un projet événementiel ?
Lorsque l’on parle de projet événementiel, on fait en réalité référence à l'organisation et à la gestion d'événements divers, pouvant aller des séminaires d’entreprise aux lancements de produits en tout genre. Destinée à créer des expériences mémorables pour le public cible, cette pratique est incontournable dans le domaine de la communication et du marketing.
Les événements professionnels peuvent inclure :
- Des conférences ;
- Des salons ;
- Des journées portes ouvertes ;
- Des réceptions d'entreprise etc.
Que ce soit pour promouvoir une marque, lancer un nouveau projet ou produit sur le marché, voire renforcer les relations avec les clients, les objectifs principaux des évènements professionnels est de se rapprocher de ses clients, de marquer leurs esprits et de motiver les équipes.
Pour ce faire, chacun des projets événementiels organisé par une entreprise doit être soigneusement planifié et exécuté selon un plan précis pour être sûr d’atteindre les résultats escomptés.
Bien organisé, un tel type d’événement permet de véhiculer un message clair et de créer un impact durable sur la cible. Toute société doit donc maîtriser la conception et la mise en œuvre de ces événements pour en assurer le succès et garantir la pérennité de leur business. Comment y parvenir ? En comprenant les besoins du client et en adaptant ses stratégies en fonction des objectifs prédéfinis.
C’est pourquoi, si vous souhaitez vous lancez dans le domaine des projets événementiels, vous devez tout d’abord posséder des compétences solides à la fois en communication, en gestion et organisation puisqu’il vous incombera la tâche de piloter efficacement les différentes étapes du processus, de A à Z. Vous devrez alors :
- Définir les objectifs ;
- Planifier la logistique ;
- Gérer le budget ;
- Coordonner les prestataires.
Les compétences clés pour piloter un projet événementiel
Une combinaison de compétences spécifiques sont nécessaires pour être en mesure de piloter un projet événementiel avec succès :
L’organisation
Sans elle, impossible de gérer efficacement les différentes étapes d'un événement. Cela inclut donc la planification, la coordination des équipes et la gestion des prestataires. Un chef de projet événementiel doit par ailleurs posséder une grande aisance relationnelle ainsi qu’une capacité à communiquer tant en interne avec les équipes qu'en externe avec les clients et les prestataires.
La créativité
Un atout indispensable pour concevoir des événements aussi uniques que marquants. Une personne créative pourra facilement se démarquer et captiver l'intérêt du public. Ainsi, une bonne gestion du temps et des ressources est primordiale pour respecter les délais et le budget alloué à chaque projet.
Les compétences relationnelles
Vous désirez devenir organisateur événementiel ? Sachez que cela signifie que vous devez être capable de travailler sous pression, de résoudre les imprévus avec rapidité et efficacité, tout en maintenant un niveau de service client haut de gamme. La recette secrète pour acquérir et développer ces compétences essentielles ? Une bonne expérience dans le secteur de l’événementiel combinée à une formation adéquate.
Nous recommandons à tout professionnel aspirant à devenir un expert en gestion d'événements de suivre une formation spécialisée, comme celle proposée par EFE. Ces programmes complets permettent d'acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour être compétitif et réussir dans ce domaine la fois exigeant et dynamique.
Les étapes clés pour réussir un projet événementiel
Définir les objectifs et les cibles
Comme pour tout projet, la première pour réussir un événement pro est de définir clairement ses objectifs. Chaque événement organisé doit avoir un but précis, qu'il s'agisse de faire la promotion d’un produit, de renforcer les liens avec la clientèle ou d'accroître la notoriété de votre marque. Rapprochez-vous de votre public cible, déterminez qui sont les participants potentiels et identifiez leurs besoins ainsi que leurs attentes. Cette phase du processus vous permettra d'orienter avec justesse toutes les décisions prises par la suite afin que l'événement réponde efficacement aux objectifs fixés et soit un succès assuré.
Concevoir et planifier l'événement
Pour concevoir un concept attractif et pertinent, il faut en premier lieu se concentrer sur la création d’un concept qui soit non seulement attractif mais surtout pertinent. Travailler sur un thème suscitant l'intérêt du public et reflétant les objectifs de l'événement est essentiel.
Un planning détaillé doit ensuite être élaboré en incluant bien la date et la sélection du lieu de l'événement ainsi que les activités et les animations prévues.
La planification logistique arrive dans un second pour décider de la disposition des espaces, prévoir les équipements nécessaires et veiller à la gestion des flux de participants.
La coordination logistique
Savoir orchestrer les différentes phases du process, depuis le début jusqu’à la toute fin du projet, est crucial pour assurer le bon déroulement de l’événement. En tant que chef de projet événementiel, vous devez être en mesure de coordonner l’ensemble des équipes impliquées, allant des techniciens aux prestataires extérieurs.
Vérifiez que chaque partie prenante connaisse ses responsabilités et des tâches à accomplir.
Enfin, la logistique englobe la mise en place des installations, la gestion des équipements, tout cela dans le respect des normes de sécurité. Vous éviterez ainsi les imprévus et garantirez une expérience fluide pour les participants.
La gestion du budget et des ressources alloués
La maîtrise des coûts assure la rentabilité de l'événement. Par conséquent, il est important de prévoir un budget détaillé incluant toutes les dépenses potentielles (frais de location, honoraires des prestataires etc.).
En ce qui concerne la gestion des ressources humaines et matérielles, veillez également à optimiser l'utilisation des ressources disponibles pour éviter le gaspillage et maximiser l'efficacité. Un suivi régulier des dépenses permet de ne jamais dépasser les limites du budget prédéfini et, dans le pire des cas, d'anticiper les ajustements nécessaires.
Communiquer et faire de la promotion
Qui dit projet événementiel, dit publicité ! Pour garantir la réussite de votre événement, il faudra évidemment communiquer autour de ce dernier.
Développez une stratégie de communication efficace incluant la création de supports promotionnels, l'utilisation des réseaux sociaux et l'envoi d'invitations.
La promotion doit être ciblée pour atteindre le public souhaité et susciter son intérêt.
L’évaluation post-événement
À l’issue de l’événement, nous recommandons d’effectuer une évaluation approfondie afin d’en mesurer le succès et identifier les éventuels points d'amélioration.
Il vous suffira alors de collecter les retours d'expérience des participants ainsi que ceux des équipes et des prestataires pour analyser les résultats en les comparant aux objectifs définis à la base. Pour mener à bien cette phase de test, vous pouvez vous appuyer sur des questionnaires de satisfaction, des analyses des médias sociaux ou encore des rapports financiers. Cela vous permettra de tirer des enseignements précieux er de faire les réajustements nécessaires avant de futurs événements pour maximiser leur succès.
En conclusion, exercer une activité dans le domaine du projet événementiel est passionnant mais cela demande des compétences variées et une organisation rigoureuse. Pour réussir dans ce secteur concurrentiel, suivre une formation spécialisée est nécessaire. Cela vous donnera accès à l’apprentissage des compétences essentielles pour vous permettre de vous démarquer. La formation en organisation événementielle d'EFE représente une excellente alternative pour devenir un expert en la matière et accéder à de nombreuses opportunités de carrière !
